建立顺应会计电算化发展的内部控制制度

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会计电算化是以电子计算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称,是电子计算机代替人工,实现报帐、记帐、算帐、查帐以及部分需由人工完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它的使用,使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来,节约了大量的人力、物力和时间,具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点,核算手段和财务管理决策的现代化使收集、整理、传输、反馈的会计信息更准确、更及时,提高了会计分析决策能力,为管理者提供所需的会计信息,更好地实现其参与管理、决策的职能。
我国进入90年代以来,随着计算机技术的迅猛发展,会计电算化已有十余年的历史,会计电算化由简单的数值计算发展到全面数值核算,进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,会计电算化进一步向深层次发展,这些变革给企业带来巨大效益的同时,也给企业的内部控制带来更严峻的考验。最近,财政部颁布了《内部会计规范——基本规范(试行)》,文中指出:“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。”本文就会计电算化系统的应用对企业内部控制制度的影响及如何完善企业的内部控制制度进行阐述。
一、会计电算化对企业内部控制制度的影响
内部控制是企业单位在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面:1、控制方式发生改变,由单一制度控制转为程序控制和制度控制。
手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后,会计帐务的集中化处理,使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如昔日应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成,昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,能集中在一个部门甚至一个人完成。
会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的,由人员和计算机相结合来共同完成。
2、控制对象发生改变,由对人的控制为主转变为对人、机控制为主手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。
3、加大了控制舞弊、犯罪的难度。
手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。现实中,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加以数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。
由于控制方法,对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算机会计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制,完善会计电算化内部控制的基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。
二、会计电算化系统内部控制制度的内容
(一)系统开发控制
系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前,每个新程序或修改后的程序在正式进入系统之前,都经过合法的申请、测试、审批手续,防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作,开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作,以及对现有系统的评估、企业发展需求,系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的应具备以下几方面。
1、授权和领导认可

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