会计电算化工作实施中存在的问题及解决对策
1.1 原始数据在录入中计算机对其准确性无法进行
判断
会计电算化是使用专用的会计软件,利用计算机进行数据的输入,计算机是在应用程序的控制下进行工作的,这样然后对输入完成的数据进行整理和加工,然后进行数据的存储工作。在会计电算化中,所有的记账、编制会计报表和财务分析工作都是在计算机程序中自动进行的。因此,在会计电算化中只要保证财务软件是稳定运行的,在记账方面就不会出现差错。但是,要实现计算机对数据进行处理和分析就一定要将原始的数据输入到计算机中,在输入原始数据的时候出现错误,计算机是无法进行识别的,这样就会导致以后的工作中都会出现错误,从而导致会计信息出现失真的情况。为了更好的保证会计信息的真实性和准确性,在进行原始数据输入的时候一定要做到真实并完全复核。同时,要在事后对原始数据和录入数据进行经常性的复查和审核工作,确保录入数据的真实性和准确性。只有这样才能保证会计信息的质量,为会计评价结果的实效性提供
保障。
1.2 操作人员的权限设置或权限分配不够明确
会计电算化在进行操作的时候,对操作人员的权限一定要进行严格的设置,很多的会计软件在操作的过程中都是有无痕化操作风险的,这样就会使得一些人员在进行操作的时候出现错误的操作也很难发现。在传统的会计系统中,对经济业务的每个环节都是有相关的人员进行审核和签章的,这种情况下,会计的信息都是以纸质的形式进行保存,对会计凭证和账簿进行修改是可以从不同的笔迹进行责任的划分的。但是在实行了电算化以后,传统的手工记账方式就被会计软件取代了,凭证、账簿和报表都是计算机自动完成的,在任何人对计算机软件进行操作的时候,都会影响计算机输出的结果,而且通过输出的结果是很难对责任进行划分的。为了更好的保证电算化的准确性,对不同的人员要授予不同的权限,这样可以更好的明确责任,同时也可以更好的对会计电算化工作进行管理,在人员权限设置上可以更好的实现企业的内部控制,对每个操作人员的权限进行设定,这样就可以更好的避免系统中的数据被篡改,同时也可以避免操作人员对使用的程序技能型数据库的更改。因此权限的严格设置和合理的分配才是保证会计结果真实性的重要手段。
1.3 会计档案保管方面存在缺陷
现在,很多的企业都实现了会计电算化,企业在进行会计资料保管的时候都是存在着一些问题的,比如将计算机中的会计资料使用打印机打印出来,打印出来的资料在一段时间后就会出现字迹逐渐模糊的情况,这样的资料在保管中根本就无法达到保存的期限。目前很多的企业都是采用这种做法对企业的会计档案进行保管的,对计算机中的电子档案不进行备份,这样会导致档案保存中出现不完整的情况。现在对会计档案进行保管,可以通过数据备份的方式来进行,可以实现在保存时间上相对长久。要对数据备份方式的档案管理提出更高、更规范的要求,同时要多份多点备份,以免因硬件的问题,而带来不可逆转的损失。
1.4 会计分工模式存在着问题
很多的企业在实行了会计电算化后,对会计人员的分工还是停留在原有的分工模式上,这样就使得电算化工作中无法得到保证。在实行了电算化后,很多的财务部门没有对实际的工作内容进行调整,这样就使得电算化系统在实行中,系统的维护和管理工作也是由会计人员来担任的,这对会计电算化的发展是非常不利的,由于分工不明确,或是权限交互控制做得不到位,致使会计人员在工作中可能会出现舞弊的情况,而且这种舞弊更具隐蔽性和无痕性。因此必须有独立的系统管理与维护部门,来维持软件及硬件的正常运转,使会计电算化的强大功能和无比的优势得以充分的发挥。
2 解决的具体措施和办法
2.1 合理设置并调整组织机构及人员分工
企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用要建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。有了明确的分工,才能保障会计信息的安全,因为计算机的运行和更改的无痕性,合理的分工和相互的制约就更显重要,以减少差错的舞弊。计算机会计系统有关的资料应及时存档,同时要建立起完善的硬件保障与系统维护体系,加强档案管理与文件备份工作。
2.2 完善各项制度建设,保障会计信息安全
制订严格的机构和人员岗位管理制度、系统操作的各项制度和相应的控制措施、健全档案管理制度。
对各类操作人员必须制定岗位责任制,重点工作岗位必须实现职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,杜绝舞弊现象发生。严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施。对于系统操作环境,必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明确职责、操作程序和注意事项,形成一套电算化系统文件,和具有可操作性的管理规范。同时建立健全档案管理制度,这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发时就要对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一般通过制定与实施严格的档案管理制度来实现。
2.3 加强会计人员队伍的培训及选择合适的财务软件
会计电算化要求财务人员不仅要扎实掌握会计基础知识,熟悉本单位经济工作运行的模式、规范、要求和规律,要对本单位财务工作的具体要求和所要达到的目的和成果了如指掌,同时还要对计算机和财务管理知识有深刻的了解。只有掌握了比较丰富的财务技能和管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的优势和特点,为单位经济预测、决策和控制等管理工作服务。所以,在是常工作中,企业就应该注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的顺利发展,满足电算化会计对人员素质的要求。与此同时,在选择
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