机关应用文写作

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第五节 机关应用文的语言(上)
  不同的文体,有不同的社会功能,也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言究竟有什么特色呢?让我们先作个简单的比较。  机关应用文和别的文章一样,都离不开写人、写事。关于写人,《红楼梦》中的贾雨村是这样出场的:“葫芦庙内寄居的一个穷儒——姓贾名化、表字时飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏,也是诗书仕宦之族,因他生于末世,父母祖宗根基已尽,人口衰丧,只剩得他一身一口,在家乡无益,因进京求取功名,再整基业。自前岁来此,又淹蹇住了,暂寄庙中安身,每日卖文作字为生,故士隐常与他交接。”而在一篇调查报告中,介绍一位工程师时,却用的另一种语体:“张××,男,现年四十二岁,一九六二年清华大学机械系毕业,可阅读英、日外语专业资料,工作勤勤恳恳,积极努力。近年来,工厂的几项重大技术课题,都有他参与或是在他主持下攻克的,被公认为‘全厂一号技术尖子’。他从一九五七年起便申请入党,但因出身于地主家庭,哥哥曾被错划‘右派’,工厂一些领导认为,对他只能在技术上使用,不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的大门之外”。
  关于写事,《水浒》中有一段“鲁提辖拳打镇关西”,其中对鲁达的三拳是这样写的:“只一拳,正打在鼻子上,打得鲜血迸流,鼻子歪在半边,却便似开了个油酱铺:咸的、酸的、辣的,一发都滚出来。郑屠挣不起来,那把尖刀也丢在一边,口里只叫:‘打得好!’鲁达骂道:‘直娘贼!还敢应口!’提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳,打得眼棱缝裂,乌珠迸出,也似开了个彩帛铺的:红的、黑的、绛的,都绽将出来……郑屠当不过,讨饶。鲁达喝道:‘咄!你是个破落户!若只和俺硬到底,洒家倒饶了你!你如今对俺讨饶,洒家偏不饶你!’又只—拳,太阳上正着,却似做了一个全堂水陆的道场:磬儿、钹儿、铙儿,一齐响。”而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪杀的叙述,却是另一个样子:“当时,黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓,刘亦不屈服,黄克功感情冲动,失去理智,不顾一切,遂下最后的毒手,竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪,刘倒地未死,尚呼求救,黄复对刘头部再加一枪,刘即毙命。”
  从这两组文字的对比看,无论写人还是写事,语体的差别是显而易见的。从机关应用文的角度看,语言的使用主要有以下四个特点:
  一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的,不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中,不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是:
  实在。它不用烘托、渲染等手法,而是实实在在地写下去。同样写人,机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如《红楼梦》写贾雨村,是先写总貌“穷儒”,再报姓名字号,然后讲出身、追求,最后写现状。用语是动静结合,动中写静,笔调曲折,有起有伏。调查报告写张××,则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历,平铺直叙,不转弯子。同样写事件,鲁达的三拳,拳拳描绘,层层深入,有意渲染,色彩斑斓,腾挪跌宕,十分感人。而判决书写枪杀,却是如实叙述,一丝不苟。
  质朴。如实地表现事物的本来面目,不允许有类似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张,在诗歌中会成为名句,而在机关应用文中则会成为笑话。有些机关应用文的作者,为了追求生动性,常常在写作中搞一连串的修饰语、形象词,类似前些年简报上的什么“红彤彤”、“气昂昂”、“凯歌阵阵”等等,不仅文章显得虚泛、空洞,丧失说服力,而且形成一种装腔作势、娇柔造作的文风,十分要不得。
  通俗。机关应用文的用词造句,都应当力求大众化,避免用生僻晦涩的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语,如放着现成的“他”不用,而用“其”;放着现成的代词不用,要用“与之”。还有的用些半通不通的词句。如“他的变化很大,前后简直判若两个人”。把“判若两人”这个文言词组写成“判若两个人”,不仅很不和谐,而且成了笑话。还有的同志故作高雅,硬要在文件中搞一些文言虚语,好象《镜花缘》中淑士国里的酒保,“请教先生,酒要一壶呼?两壶呼?菜要一碟乎?两碟乎?”结果,也只能引人发笑。
  二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的,以及客观环境和谐一致,恰到好处。说什么,不说什么,说到什么程度,用什么语气,选择什么词汇,都要考虑最后的效果。过去曾有一段时期,在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中,常常使用“接见”两个字,周恩来总理看后,指示记者改成“会见”,即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉,体现了大小国家一律平等的精神,改得非常得体。
  要做到得体,还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快,颁布政策法令应庄重严肃,批驳错误观点要有理有力,提出希望要求应平和委婉等。比如,请示性公文,用语要谦恭,讲究礼貌,结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等,以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示,则要严谨、周密、明确,不能写成乞求式的文章。命令的用语,则必须斩钉截铁,毫不含混,避免出现依违两可的毛病,等等。
  三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的,一词一句,一个概念,都必须有确定的含义,只能有一种解释,不能有多种解释;更不能给那些善于从文件上找空子的人,留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义,那就必然造成思想混乱,给工作带来损失。要做到这一点,在用词上应从两个方面下功夫:
  首先,词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命,为

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